PAMEKASAN - Arsip vital merupakan arsip yang memiliki peranan penting dalam melindungi hak dan kepentingan instansi-instansi atau organisasi dan perorangan maupun pihak-pihak yang berkepentingan lainnya, baik berbentuk media kertas maupun lainnya yang mengandung informasi penting. Oleh karena itu, Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Pamekasan Kanwil Kemenkumham Jawa Timur mengikuti kegiatan Sosialisasi Pengawasan Kearsipan oleh Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan HAM secara daring melalui aplikasi Zoom pada Rabu (15/03/2023).
Sementara itu, pegawai Kantor Imigrasi Kelas II Non TPI Pamekasan terpantau mengikuti di ruang Rapat Kantor Imigrasi Pamekasan. Para pegawai yang mengikuti kegiatan antara lain Kasubbag Tata Usaha Pandu Bayuaji, Kasi Dokumen Perjalanan dan Ijin Tinggal Farhan Ferdiansyah, pegawai Seksi Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian yaitu Moh Holil, Alfa Raditya dan Farif Tri Maryono, serta pegawai Subbagian Tata Usaha Chandra Luhur Puspitadi. Adapun untuk pemateri berasal dari Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemenkumham Dedi dan Emon A. Kohar menyampaikan beberapa penjelasan Ruang Lingkup kegiatan pengawasan kearsipan di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
"Terkait kegiatan pengelolaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip (pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip permanen ke Arsip Nasional Republik Indonesia) dan sumber daya kearsipan (SDMKearsipan dan prasarana kearsipan)," tutur Dedi.
Pengawasan kearsipan, lanjut Dedi, adalah serangkaian proses kegiatan dalam menilai kesesuain antara prinsip, kaidah dan Standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan.
Selanjutnya, Emon A. Kohar menyampaikan paparan tentang beberapa hal terkait pelaksanaan penilaian penggunaan Arsip dan Pelaksanaan pemeliharaan Arsip.
"Melakukan verifikasi naskah apakah sudah sesuai atau otentik dengan permenkumham 31 Tahun 2020 tentang TND, menilai terhadap Kepala surat, Penomoran Surat, Isi Surat dan Kaki Surat apakah sudah sesuai dengan TND,serta mengisi Lembar Form Audit Kearsipan pada kolom Penciptaan arsip sesuai dengan hasil Analisa yang telah dilakukan," imbuh Emon. (alfa/imigrasipamekasan)
