PAMEKASAN - Penataan arsip memegang peranan penting bagi kelancaran pelaksanaan tugas organisasi. Kumpulan arsip tersebut merupakan basis data dan sumber informasi terkait semua tahapan kegiatan yang telah dilakukan organisasi pada masa sebelumnya, yang bisa saja sangat diperlukan bagi organisasi pada saat ini atau masa mendatang. Oleh karena itu, perlu dilakukan dengan prosedur yang baik dan benar di dalam pengelolaan arsip untuk menjaga siklus arsip itu sendiri mulai dari tahap pembuatan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya. Hal ini tak luput dari perhatian Kepala Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Pamekasan Imam Bahri.
Untuk memberikan penguatan kepada pegawai mengenai pemeliharaan arsip dinamis, Kantor Imigrasi Kelas III Non TPI Pamekasan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Jawa Timur bekerjasama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kabupaten Pamekasan mengadakan kegiatan Sosialisasi Pemeliharaan Arsip Dinamis. Kegiatan ini berlangsung di Aula Ratu Pamelingan pada Jumat (10/6) dimulai pada pukul 08.00. Hadir dalam kegiatan tersebut Kepala Kantor Imigrasi Imam Bahri, Kaur TU Arief Chandra, Kasubsi TI Inteldakim Darwin Piandu dan diikuti oleh pegawai. Sebagai narasumber adalah Syamsiyah dan Fadilah Yuhasari selaku Arsiparis Ahli Pertama dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Pamekasan.
Kepala Kantor Imigrasi Imam Bahri (tengah) memberikan kata sambutan
Dalam sambutannya, Kakanim mengapresiasi kegiatan Sosialisasi Pemeliharaan Arsip Dinamis sebagai dasar ilmu bagi para pegawai, khususnya yang ditempatkan di Subseksi TI Inteldakim, untuk pengelolaan arsip yang baik. "Saya berharap kegiatan ini dapat menghasilkan output berupa peningkatan pemahaman pegawai dalam hal pengelolaan arsip, khususnya pemeliharaan arsip yang bersifat dinamis.", tuturnya. Sesi pertama berupa materi definisi dan macam-macam arsip disampaikan oleh Syamsiyah. Dalam paparannya, Syamsiyah menjelaskan diantarannya bahwa berdasarkan fungsi, arsip dapat dikategorikan menjadi 2 macam, yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip, yang memiliki guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI atau lembaga kearsipan (Pasal 1 UU No 43 Tahun 2009). Adapun arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (Pasal 1 UU No 43 Tahun 2009).
Arsiparis Ahli Pertama Syamsiyah (kiri) dan Fadilah Yuhasari (kanan)
dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Pamekasan memaparkan materi
Arsip dinamis, sambung Syamsiyah, terdiri atas 3 jenis arsip, yaitu arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital. Arsip aktif merupakan arsip dengan masa retensi kurang dari 5 tahun dan masih sering digunakan kembali. Adapun arsip inaktif adalah arsip yang disimpan dalam rak arsip dan sudah jarang digunakan. Sedangkan arsip vital adalah arsip yang ketika rusak tidak dapat diperbarui, dengan masa retensi hingga selamanya. "Sebagai contoh arsip vital adalah SK Pendirian Kantor, Akta Bangunan Kantor, BPKB Kendaraan Kantor, dan semacamnya.", tuturnya.
Materi kedua disampaikan oleh Fadilah Yuhasari terkait alih media kearsipan. Menurutnya, alih media merupakan teknik memindahkan isi atau informasi arsip dari satu format ke format lainnya dengan tidak mengurangi isi arsip aslinya. Tujuannya adalah untuk pelaksanaan Preservasi Arsip Statis melalui Reproduksi, menghasilkan arsip statis dalam bentuk dan media elektronik dan/atau media lainnya sesuai dengan aslinya, serta untuk kepentingan pelestarian dan pelayanan arsip.
Sesi foto bersama
Sesi terakhir merupakan sesi tanya jawab. Diantaranya adalah pertanyaan mengenai kemungkinan untuk menggunakan Cloud Server Storage sebagai alternatif penyimpanan alihmedia kearsipan. Fadilah menjelaskan bahwa Cloud Server Storage memang memungkinkan mengingat media storage seperti harddisk eksternal ataupun CD rentan mengalami kerusakan secara fisik. Namun, bukan berarti penyimpanan Cloud ini tanpa resiko. "Ditinjau dari sisi keamanan masih memiliki sisi rentan, diantaranya adalah gampang dibobol oleh hacker.", ujarnya. Kegiatan ditutup dengan foto bersama. (AR)
